Wie lege ich fest, ob ich ein IMAP oder POP3-Postfach einrichte?

Jedes bei unaone eingerichtetes Postfach ist sowohl über POP3 und IMAP ansprechbar, bei der Einrichtung des Postfaches ist keine Festlegung auf ein bestimmtes Protokoll erforderlich.

Wie Sie das Postfach nutzen möchten legen Sie bei der Einrichtung in ihrem Mail-Client fest. So lässt sich die Nutzung bei Bedarf auch jederzeit ändern, ohne dass das Postfach neu angelegt werden muss.

Wie lauten die Serverinformationen für den Abruf der E-Mails?

Für Nutzer unserer neuen Serverplattform

Den Hostnamen Ihres Servers finden Sie in ihrem Kundenmenü.

Benutzername

Der Benutzername ist identisch mit der Mail-Adresse

Passwort

Das Passwort vergeben Sie bei der Einrichtung der E-Mai-Adresse.

Für Nutzer unserer alten Serverplattform

Im folgenden finden Sie die erforderlichen Serverinformationen. Zu beachten ist, dass die Server für verschlüsselten und unverschlüsseltem Versand nicht gemischt werden sollten – verwenden Sie z.B. die Server für eine verschlüsselte Verbindung müssen Sie auch die Portangaben für eine verschlüsselte Verbindung nehmen, nicht die für eine unverschlüsselte Verbindung.
Für eine verschlüsselte Verbindung

Für eine unverschlüsselte Verbindung
Hinweis: eine unverschlüsselte Verbindung wird nicht empfohlen, bitte verwenden Sie wenn irgend möglich die Angaben für eine verschlüsselte Verbindung. Lediglich wenn das nicht möglich sein sollte kann auf eine unverschlüsselte Verbindung zurückgegriffen werden.

ihredomain.tld ersetzten Sie dabei natürlich durch ihre Domain
Falls der Port 25 für den Mailversand gesperrt ist (das kann bei einigen Internetprovidern / in einigen Ländern der Fall sein) können Sie alternativ Port 587 verwenden.
Benutzername
Der Benutzername ist identisch mit der Mail-Adresse
Passwort
Das Passwort vergeben Sie bei der Einrichtung der E-Mai-Adresse

Wie können E-Mail-Nutzer ihr Postfach ohne Login in das Kundenmenü administrieren?

Für Nutzer unserer neuen Serverplattform:

Alle Einstellungen ( Passwort ändern, Mailfilter einrichten, Auto-Responder einrichten) lassen sich über das Webmail ändern. Den individuellen Link zum Webmail finden Sie in Ihrem Kundenmenü (müsste dann ggf. an den Nutzer des Postfaches weitergegeben werden, der Login funktioniert auch ohne Login in das Kundenmenü)

Für Nutzer unserer alten Serverplattform:

E-Mail-Nutzer können ihr Postfach unter https://www.premium-webmail.de/chmail.php auch ohne Login in das Kundenmenü administrieren.

Es sind die Änderung des Postfaches, die Einrichtung von Auto-Respondern und die Konfiguration unserer „Mail-Filter-Easy“ möglich.

Wie groß darf eine E-Mail sein?

Die maximale Größe einer einzelnen Mail beträgt 100 MB (inklusive Anhänge)

Was passiert wenn mein Postfach voll ist?

Wenn das Postfach zu 70% voll ist (oder, wenn das Postfach kleiner als 333 MB ist beim erreichen von 100 MB freien Mailspeicher) erhält der Postfachnutzer in sein Postfach eine entsprechende Info als E-Mail.

Wenn der komplette Speicherplatz belegt ist, die Auslastung also 100% beträgt, werden keine weiteren E-Mails mehr angekommen. Der Empfang wird mit einem entsprechenden Hinweis abgelehnt.

Was ist der Unterschied zwischen POP3 und IMAP?

POP3 bzw. IMAP sind Protokolle zum Abruf von E-Mails

POP3 (Post Office Protokoll Version 3) lädt die Mails beim Abruf vom Server in das verwendete Mail-Programm und löscht sie anschließend vom Server. Wenn die Mails regelmäßig abgerufen werden kann die Postfachgröße sehr klein gehalten werden.

IMAP (Internet Message Access Protocol) belässt die Mails beim Abruf auf dem Server, sie werden also gewissermaßen nur temporär zur Ansicht vom Mail-Programm geladen. Eine Ordnerstruktur kann dabei direkt auf dem Server angelegt werden. Der Vorteil dabei ist, dass über verschiedene Geräte / Orte Zugriff auf die Mails möglich ist und überall der gleiche Stand vorhanden ist. Nachteil ist, dass i.d.R. deutlich mehr Speicherplatz im Postfach benötigt wird.

Wie arbeiten unsere Spamfilter

(neue Serverplattform)

Unsere Spamfilter basieren auf dem weitverbreiteten Spam-Filter-System rspamd.

Eingehende Mails werden dabei nach einem Punktesystem bewertet (die konkreten Punktwerte im folgenden zu nennen macht keinen Sinn, da sich diese immer mal wieder verändern. Es ist geplant, dass diese zukünftig selbst im Kundenmenü beeinflusst werden können, derzeit ist das aber aus technischen Gründen noch nicht möglich).

Oberhalb eines bestimmten Punktwertes werden Mails direkt vom System abgewiesen (bei zu 100% sicheren Spam aus bekannten Spam-Quellen).

Wen der Punktwert niedriger ist wird unter Umständen ein sogenanntes Greylisting durchgeführt. Das bedeutet, dass die Mail erstmal abgelehnt wird. Da aber alle seriösen Mailversender mehrere Zustellversuche unternehmen (Spam-Versender meistens nicht) wird die Mail beim 2. Zustellversuch durchgelassen, ggf. aber als Spam im Header markiert (siehe unten).

Wenn der Punktwert unterhalb eines bestimmten Wertes bleibt, wird die Mail als kein Spam erkannt und durchgelassen.

Wenn diese Erkennung nicht eindeutig ist (also die Mail zwar einen höheren Punktwert aufweist, nicht aber so hoch, dass sie direkt abgewiesen wird) wird die Mail im Header als Spam markiert, aber normal in den Posteingang zugestellt. Das erfolgt vor allem aus rechtlichen Gründen, der Spam-Filter kann auch mal falsch liegen und eine erwünschte Mail als Spam erkennen, insofern wäre es schlecht, wenn auch solche Mails direkt gelöscht werden.

Auf diese Header-Markierung können Sie im Mail-Programm in aller Regel filtern – gesetzt wird der Header X-Spam, der den Wert „Yes“ aufweist, wenn der Spam-Filter denkt, dasss die Mail Spam sein könnte. Mit dem Filter können Sie die Mail direkt löschen (nicht zu empfehlen, weil wie gesagt durchaus auch erwünschte Mails falsch erkannt werden können),  oder aber in den Spam-Ordner verschoben werden (diesen sollten Sie dann von Zeit zu Zeit mal durchschauen, ob eine erwünschte Mail dort drin ist)

Wenn Ihr Mail-Programm nicht über die Fähigkeit verfügt, auf Headerzeilen zu filtern können Sie diese Filter auch serverseitig einrichten. 

Dazu loggen Sie sich in Ihr Webmail ein (die konkrete Adresse zu ihrem Webmail finden Sie in Ihrem Kundenmenü bei den Mail-Adressen) 

Nach dem Einloggen wechseln Sie in den Abschnitt „Einstellungen“ und dort in den Abschnitt „Filter“. Mit „Erstellen“ legen Sie einen neuen Filter mit folgender Definition an:

Den Namen des Filters können Sie frei vergeben. Der Schalter bei „Filter aktiviert“ sollte gesetzt sein (so wie auf dem Bild).

Als Bereich wählen Sie „trifft auf alle folgenden Regeln zu“. Bei den Regeln definieren Sie folgende Regel:

Aus dem ersten Drop-Down-Feld wählen Sie die Auswahl mit den „…“. Daneben definieren Sie das Feld, nachdem gefiltert werden soll, nämlich „X-Spam“. Die Bedingung ist „enthält“ und der Wert „Yes“.

Unter Aktionen definieren Sie, was mit der Mail passieren soll, die einen solchen Header enthält. Wir empfehlen, wie erwähnt, dringend „Nachricht verschieben nach“, als Ziel können Sie einen beliebigen Ordner nehmen, zu empfehlen wäre hier der sowieso vorhandene Spam-Ordner (zumal dieser in den meisten Mail-Programmen separat angezeigt wird – manchmal anders benannt, z.B. Werbung – und er sich so leicht von Zeit zu Zeit mal durchschauen lässt).

Danach noch Speichern, der Filter ist dann sofort aktiv und erkannter Spam wird in den Spam-Ordner (oder den gewählten Ordner) verschoben.

Übrigens: den Spam-Filter können Sie trainieren, in dem Sie nicht erkannten Spam von Hand in den Spam-Ordner verschieben. Dieses führt nicht zur sofortigen Ablehnung, aber fließt in die Errechnung des Punkt-Wertes mit ein.

Kann ich helfen den Spam-Filter zu verbessern:

Ja, das ist möglich und sehr willkommen. Das was für einen Menschen sicher Spam ist, ist es für eine Maschine noch lange nicht. So lässt es sich nicht verhindern, dass trotz ausgeklügelter Systeme zur Erkennung Spam nicht entsprechend erkannt wird. In diesem Fall können Sie helfen, den Spam-Filter entsprechend zu trainieren.

Wichtig: Das Training der Spam-Filter ist nur ein Baustein zur Erkennung von Spam. Es ist also möglich, dass eine Mail trotz Meldung als Spam weiterhin nicht als Spam erkannt wird (z.B. es existiert nur eine einzige Meldung als Spam, andere Signale besagen aber weiterhin „kein Spam“, dann wird die Mail wahrscheinlich auch weiterhin nicht als Spam behandelt werden)

Neue Serverplattform

Wir verwenden zum Training der Spam-Filter u.a. Mails, die im Ordner „Junk“ in ihrem Postfach gespeichert sind. Wenn also eine Mail irrtümlich nicht als Spam gekennzeichnet wurde obwohl sie eindeutig Spam ist verschieben Sie die Mail in den „Junk“-Ordner (im Mail-Programm wird der oftmals lokalisiert als „Werbung“ oder ähnlichem angezeigt).

Alte Serverplattform

Im Webmail finden Sie eine Schaltfläche „Spam melden“, die Sie bei nicht erkannten Spam anklicken können. Die ausgewählte Mail wird dann zum  trainieren an unsere Spamfilter übermittelt.